ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৪র্থ অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৪র্থ অধ্যায় প্রশ্নোত্তর: আরমান এইচ. চৌধুরী একটি উৎপাদনমুখী প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা পরিচালক। তিনি উত্ত প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন লক্ষ্যমাত্রা সপ্তাহে ১০,০০০ একক নির্ধারণ করেন। এরপর প্রাতিষ্ঠানিক কাজগুলোকে অর্থ ও হিসাব, ক্রয়, উৎপাদন, বিপণন এবং প্রশাসন নামে পাঁচটি বিভাগে ভাগ করেন।
প্রতিটি বিভাগের দায়িত্ব একেকজন দক্ষ ও অভিজ্ঞ ব্যবস্থাপককে দেন। তাদের প্রত্যেকের অধীনে তিনজন করে সহকারী এবং প্রয়োজনীয় সংখ্যক কর্মীও নিয়োগ দেন। এরপর বিভাগীয় প্রধানদের সংশ্লিষ্ট সহকারীদের ওপর পূর্ণ কর্তৃত্ব দেন। প্রত্যেক বিভাগীয় প্রধান ও তাদের সহকারী এবং তাদের সাথে সংশ্লিষ্ট কর্মীদের দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সুনির্দিষ্ট করে দেন। পাশাপাশি প্রত্যেকের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ সরবরাহেরও ব্যবস্থা করেন।
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৪র্থ অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
প্রশ্ন-২. ‘আদর্শ সংগঠনে দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব ভারসাম্যপূর্ণ হয়’ ব্যাখ্যা করো।
অথবা, সাংগঠনিক নীতিমালায় কর্তৃত্ব ও দায়িত্বের সমতা নীতি ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: কর্তৃত্ব দেওয়ার ফলে কোনো কাজ সম্পাদনের দায় বা বাধ্যবাধকতাকে দায়িত্ব বলে। আর কর্তৃত্ব বলতে বৈধ ক্ষমতাকে বোঝায়; যার মাধ্যমে কোনো ব্যক্তি তার অধস্তনদের আদেশ-নির্দেশ দেন, আনুগত্য আদায় করেন এবং জবাবদিহি নিশ্চিত করেন। সংগঠন কাঠামোর প্রত্যেক স্তরে কর্মীকে যে পরিমাণ দায়িত্ব দেওয়া হবে, সেই অনুপাতে কর্তৃত্বও দিতে হবে।
কারণ, দায়িত্বের তুলনায় কর্তৃত্ব বেশি হলে নির্বাহীরা স্বেচ্ছাচারী হয়ে উঠবে। আবার, কর্তৃত্বের তুলনায় দায়িত্ব অনেক বেশি থাকলে নির্বাহীরা দায়িত্ব পালনে ব্যর্থ ও অসহায় হয়ে পড়বে। এজনা এ দু’য়ের মধ্যে মিল রাখতে হবে। তাই বলা হয়, আদর্শ সংগঠনে দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব ভারসাম্যপূর্ণ হয়।
প্রশ্ন-৩. আদর্শ সংগঠন কেমন হওয়া উচিত? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জন ও কাজ সম্পাদনে উপযোগী সংগঠন হলো আদর্শ সংগঠন। এর ধরনের সংগঠন প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্যের আলোকে প্রণয়ন করা হয়। এতে সব পর্যায়ের কর্মীর কর্তৃত্ব ও দায়িত্ব সঠিকভাবে বণ্টন করা হয়।
এছাড়া যোগ্যতা ও দক্ষতা অনুযায়ী নির্বাহীর অধীন কর্মীসংখ্যা নির্ধারণ করা হয়। আবার, বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যে যোগাযোগ প্রক্রিয়া সহজ, করা হয়। প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত মানবীয় ও অমানবীয় উপকরণের সর্বোচ্চ ব্যবহারও করা হয়। পরিবর্তিত পরিস্থিতিতে খাপ খাওয়াতে নমনীয়তার সুযোগ রাখা হয়। এসব বৈশিষ্ট্যের সমন্বয়ে গড়ে তোলা যায় আদর্শ সংগঠন।
প্রশ্ন-৪. সংগঠনে কার্য বিভাজন অপরিহার্য কেন?
উত্তর: কাজকে প্রকৃতি অনুযায়ী ক্ষুদ্র ক্ষুদ্র অংশে ভাগ করে একেকজনকে একক কাজের কৃর্তৃত্ব ও দায়িত্ব দেওয়াকে কার্যবিভাজন বলে।
এ বিভাজনের আলোকে সংগঠনের বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগ তৈরি করা হয়। এরপর দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব নির্দিষ্ট করে দেওয়া হয়। এতে কাজগুলোর মধ্যে ধারাবাহিকতা বজায় থাকে। কাজ সঠিকভাবে চিহ্নিত ও ভাগ করা না হলে উপযুক্ত কর্মীসংস্থান ও দায়িত্ব অর্পণ সম্ভব হয় না। তাই সংগঠনের কার্যবিভাজন অপরিহার্য।
প্রশ্ন-৫. দায়িত্ব সুনির্দিষ্টকরণ কীভাবে প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জন সহজ করে? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: দায়িত্ব সুনির্দিষ্টকরণ বলতে প্রতিষ্ঠানের কাজগুলোকে তাদের প্রকৃতি অনুসারে বিভিন্ন শ্রেণিতে ভাগ করে প্রতিটি বিভাগের দায়িত্ব একেকজন বিশেষজ্ঞ কর্মকর্তার ওপর দেওয়াকে বোঝায়। এর মাধ্যমে প্রত্যেক কর্মী তার নিজ দায়িত্ব সম্পর্কে জেনে থাকে। এতে প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য প্রত্যেক কর্মী দায়িত্ব ও কর্তব্য পালনে সচেষ্ট হয়। ফলে প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় কাজ সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন ও উদ্দেশ্য অর্জন সহজ হয়।
প্রশ্ন-৬, কাম্য তত্ত্বাবধান পরিসর বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: একজন নির্বাহীর প্রত্যক্ষ তত্ত্বাবধানে যতজন কর্মী নিয়োজিত থাকে, তাকে কাম্য তত্ত্বাবধান পরিসর বলে। এর ওপর প্রতিষ্ঠানের সাফল্য অনেকাংশেই নির্ভর করে। নির্বাহীর তত্ত্বাবধান পরিসর কাম্যমাত্রায় হলে অধীনস্থদের কাজ সহজেই তদারকি করতে পারেন। তা না হলে নির্বাহীরা কাজের ওপর নিয়ন্ত্রণ হারিয়ে ফেলতেন। কাম্য তত্ত্বাবধানের ফলে কাজে যেমন গতি আসে তেমনি প্রতিষ্ঠানে সাফল্য অর্জিত হয়।
প্রশ্ন-৭. দ্বৈত অধীনতা সংগঠনে পরিহার করতে হয় কেন?
অথবা, দ্বৈত অধীনতা চলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: একজন কর্মী একই সাথে একাধিক উর্ধ্বতনের অধীনে থাকলে তাকে দ্বৈত অধীনতা বলে।
সংগঠন প্রক্রিয়ায় কে কার অধীন, তা উল্লেখ করা হয়। এক্ষেত্রে যদি কোনো ব্যক্তি বা বিভাগকে একাধিক ঊর্ধ্বতনের কর্তৃত্বাধীন করা হয়, তবে ঐ অধস্তনের পক্ষে একাধিক উর্ধ্বতনের নির্দেশ যথাযথভাবে পালন সম্ভব হয় না। এতে কার্যক্ষেত্রে বিশৃঙ্খলা দেখা দেয়। তাই সংগঠনে দ্বৈত অধীনতা পরিহার করা উচিত।
প্রশ্ন-৮. সংগঠনে মিতব্যয়িতা নীতি প্রয়োজন কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: মিতব্যয়িতার নীতি বলতে কম খরচের মধ্যে সুষ্ঠুভাবে প্রাতিষ্ঠানিক কাজগুলো করাকে বোঝায়। সংগঠন কাঠামো তৈরি ও এর বাস্তবায়নের সব স্তরে খরচ কমানোর দিকটি খেয়াল রাখতে হয়। প্রাতিষ্ঠানিক কাজ সম্পাদনে অপ্রয়োজনীয় খরচ পরিহার করা প্রয়োজন। অন্যথায়, প্রতিযোগিতায় টিকে থাকা ও সাফল্য অর্জন করা অনেক ক্ষেত্রেই সম্ভব হয় না। তাই সংগঠনে মিতব্যয়িতার অবশ্যই প্রয়োজন।
প্রশ্ন-৯. সংগঠন কাঠামো বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও কর্মীদের মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্কের ধরন বা প্যাটার্নকে সংগঠন কাঠামো বলে। এ কাঠামোতে প্রতিষ্ঠানের ওপর থেকে নিচ পর্যন্ত কর্মীর অবস্থান, পদ, বিভাগ ও উপবিভাগ সম্পর্কে জানা যায়। এতে কে কার সরাসরি অধীন, সে বিষয়ে ধারণা পাওয়া যায়। এছাড়া কর্মীদের কর্তৃত্ব প্রবাহ বিষয়েও জানা যায়।
প্রশ্ন-১০, সংগঠন কাঠামো নির্ধারণ কেন প্রয়োজন?
উত্তর: সংগঠন কাঠামো হলো প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত বিভিন্ন বিভাগ উপবিভাগ ও কর্মীদের পারস্পরিক সম্পর্কের একটি কাঠামো চিত্র। এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন স্তর, বিভাগ, উপবিভাগ এবং ক্ষমতা প্রবাহের চিত্র প্রদর্শিত হয়। এতে দায়িত্ব বিভাজন হয় বলে উদ্দেশ্য অর্জন সহজ হয়। এছাড়া ব্যবস্থাপনার সমন্বয় ও নিয়ন্ত্রণ কাজ দ্রুত করা যায়। প্রতিষ্ঠানের শৃঙ্খলাও বজায় থাকে। তাই সংগঠন কাঠামো নির্ধারণ করা প্রয়োজন।
প্রশ্ন-১১. সংগঠন চার্ট বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: যে চিত্রের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের সংগঠন কাঠামো প্রকাশ করা হয়, তাকে সংগঠন চার্ট বা তালিকা বলা হয়। এ চার্টে প্রতিষ্ঠানের কর্মরত বিভিন্ন ব্যক্তি, বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যকার সম্পর্ক নির্ধারণ করা হয়। ফলে প্রতিষ্ঠানের উপকরণের যথাযথ ব্যবহার, নিয়ন্ত্রণ ও সমন্বয় করা সম্ভব হয়। প্রতিষ্ঠানের কার্যকর নেতৃত্ব প্রতিষ্ঠা এবং সবার মধ্যে শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠাতেও সংগঠন চার্ট সহায়তা করে।
প্রশ্ন-১২. সংগঠন চার্টটি কি পুরো প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে ধারণা দেয়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানে কর্মরত বিভিন্ন ব্যক্তি, বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যকার সম্পর্ককে চিত্রে উপস্থাপন করা হলে; তাকে সংগঠন চিত্র বলে।
এ চিত্রে প্রতিষ্ঠানের ওপর থেকে নিচ পর্যন্ত কর্মীর অবস্থান, পদ, বিভাগ ও উপবিভাগ সম্পর্কে জানা যায়। এতে কে কার সরাসরি অধীন, সে বিষয়েও ধারণা পাওয়া যায়। এছাড়া কর্তৃত্ব প্রবাহ, কর্তৃত্ব রেখা প্রভৃতি বিষয়েও জানা যায়। তাই বলা যায়, সংগঠন চার্ট পুরো প্রতিষ্ঠান সম্পর্কেই ধারণা দিতে সক্ষম।
প্রশ্ন-১৩. আনুষ্ঠানিক সংগঠন শৃঙ্খলা রক্ষায় গুরুত্বপূর্ণ কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের রীতি-নীতি বা আনুষ্ঠানিকতা অনুযায়ী যে সংগঠন কাঠামো গঠিত হয়, তাকে আনুষ্ঠানিক সংগঠন বলে। এ সংগঠনে প্রতিটি কর্মীর কাজের দায়-দায়িত্ব, কর্তৃত্ব ও জবাবদিহি সুস্পষ্ট থাকে। ফলে তারা প্রতিষ্ঠানের রীতি-নীতি অনুযায়ী প্রত্যেকে নিজ দায়িত্ব পালনে সচেষ্ট থাকে। এক্ষেত্রে নির্দিষ্ট নিয়ম-কানুনের ছকের মধ্যে থেকেই কর্মীরা উদ্দেশ্য অর্জনের চেষ্টা চালায়। এতে প্রতিষ্ঠানে বিশৃঙ্খলা হওয়ার সম্ভাবনা কমে যায়। এজন্য বলা হয়, আনুষ্ঠানিক সংগঠন শৃঙ্খলা রক্ষায় গুরুত্বপূর্ণ।
প্রশ্ন-১৪, সরলরৈখিক সংগঠন কাঠামো বলতে কী বোঝ? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: যে সংগঠনে কর্তৃত্ব রেখা নির্বাহী থেকে অধীনস্থ কর্মীদের কাছে সরাসরি সরলরেখার আকারে নেমে আসে, তাকে সরলরৈখিক সংগঠন বলে।
এটি সবচেয়ে প্রাচীন এবং সরল প্রকৃতির সংগঠন কাঠামো। এখানে প্রত্যেক কর্মীর দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সুস্পষ্ট থাকে। সরলরৈখিক সংগঠন সবচেয়ে সহজ ও প্রত্যক্ষ ধরনের সংগঠন। এতে প্রতিষ্ঠানের কাজগুলো করার জন্য উচ্চপদের চেয়ে নিম্নপদের ব্যবস্থাপকরা সাধারণ কর্তৃত্বের অধিকারী হয়ে থাকে। অর্থাৎ, উচ্চপদের ব্যক্তিরাই সর্বোচ্চ ক্ষমতা পেয়ে থাকে।
প্রশ্ন-১৫. ‘সরলরৈখিক সংগঠনে স্বৈরতন্ত্রের প্রতি ঝোঁক রয়েছে’ ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: যে সংগঠন কাঠামোতে কর্তৃত্ব ও ক্ষমতা রেখা সর্বোচ্চ পর্যায় থেকে ক্রমান্বয়ে নিচের দিকে নেমে আসে, তাকে সরলরৈখিক সংগঠন বলে।
এ সংগঠনে ঊর্ধ্বতনের আদেশ সরলরেখায় নিচের স্তরে পৌঁছায়। এক্ষেত্রে অধস্তনরা আদেশ মানতে বাধ্য থাকে। এছাড়া, জবাবদিহিতা অধস্তনদের কাছ থেকে ক্রমান্বয়ে ঊর্ধ্বতনের কাছে পৌঁছায়। এ ধরনের সংগঠনে নির্বাহী একক কর্তৃত্ব ও ক্ষমতার অধিকারী হয়। তাই বলা যায়, সরলরৈখিক সংগঠনে স্বৈরতন্ত্রের প্রতি ঝোঁক রয়েছে।
প্রশ্ন-১৬. ‘সরলরৈখিক সংগঠন অতিমাত্রায় নির্বাহীকেন্দ্রিক’ ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: যে সংগঠন কাঠামোতে ক্ষমতা ও কর্তৃত্ব ব্যবস্থাপনার সর্বোচ্চ স্তর থেকে ক্রমান্বয়ে নিচের দিকে সরলরেখার আকারে নেমে আসে, তাকে সরলরৈখিক সংগঠন বলে।
এ ধরনের সংগঠনে ঊর্ধ্বতন নির্বাহীর কাছ থেকে আদেশ ক্রমান্বয়ে নিচের স্তরে পৌঁছায়। এক্ষেত্রে অধস্তনরা বিনা দ্বিধায় আদেশ মানতে বাধ্য থাকে। এছাড়া, জবাবদিহির ক্ষেত্রে অধস্তনদের কাছ থেকে তা ধারাবাহিকভাবে উর্ধ্বতনের কাছে পৌছায়। তাই সরলরৈখিক সংগঠন অতিমাত্রায় নির্বাহীকেন্দ্রিক।
প্রশ্ন-১৭. সরলরৈখিক ও পদস্থ সংগঠন বলতে কী বোঝায়?
উত্তর: সরলরৈখিক নির্বাহীর সহযোগী হিসেবে নিয়োজিত বিশেষজ্ঞ বা উপদেষ্টা কর্মীর সমন্বয়ে যে বিশেষ ধরনের সংগঠন কাঠামো তৈরি হয়, তাকে সরলরৈখিক ও পদস্থ সংগঠন বলে।
এ ধরনের সংগঠনে সরলরৈখিক নির্বাহী সব কর্তৃত্ব ভোগ করলেও সহযোগী নির্বাহী সরলরৈখিক নির্বাহীকে সহযোগিতা করেন। উভয়ের সহযোগে প্রতিষ্ঠান পরিচালিত হওয়ায় এরূপ সংগঠনে দু’ধরনের কর্তৃত্ব বিদ্যমান থাকে।
আরও দেখুন: ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ১ম অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
আশাকরি আমাদের আজকের আর্টিকেল টি ভালো লেগেছে। কোথাও বুঝতে সমস্যা হলে বা আরও কিছু জানার থাকলে কমেন্টে আমাদের জানাতে পারেন। ভালো থাকবেন সবাই, ধন্যবাদ।
