ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৩য় অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৩য় অধ্যায় প্রশ্নোত্তর: কলেজের শিক্ষার্থীদের নিয়ে বার্ষিক শিক্ষা সফরে যাওয়া হবে। এজন্য সেন্টমার্টিনে যাওয়ার সিদ্ধান্ত হলো। অধ্যক্ষ মহোদয় ৫ জন শিক্ষকের সমন্বয়ে ‘শিক্ষা সফর কমিটি-২০১৯’ গঠন করলেন।
এই কমিটি গাড়ি, বাবুর্চি, খাবার মেন্যু, হোটেল, খেলাধুলা ও সাংস্কৃতিক অনুষ্ঠান প্রভৃতি বিষয়ে একেকজন শিক্ষককে পরিচালনার দায়িত্ব দিল। গাড়ি কখন ছাড়বে, সফরে গিয়ে কী কী করা হবে এবং কখন সফর শেষ হবে প্রভৃতি বিষয় ঠিক করে সব কাজের সময়সূচি ও তালিকা সবাইকে জানিয়ে দেওয়া হলো।
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৩য় অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
প্রশ্ন-১, পরিকল্পনাকে ব্যবস্থাপনার চিন্তাশীল প্রক্রিয়া বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য ভবিষ্যতে কোন কাজ কে করবে, কখন করবে, কত সময়ের মধ্যে করা হবে প্রভৃতি নির্ধারণ করার কর্মসূচি বা নকশা প্রণয়নের কাজকে পরিকল্পনা বলে। এক্ষেত্রে ব্যবস্থাপককে তার মেধা, মননশীলতা ও চিন্তাশক্তি ব্যবহার করে লক্ষ্য অর্জনে করণীয় নির্ধারণ করতে হয়।
ব্যক্তির চিন্তার গভীরতা, প্রজ্ঞা ও দূরদৃষ্টি, পূর্বানুমান প্রভৃতির ওপর প্রণীত পরিকল্পনার মান নির্ভর করে। ফলে পরিকল্পনা প্রণয়নকারীকে সবসময় বিচার-বিশ্লেষণ ও গবেষণার মাধ্যমে সিদ্ধান্ত নিতে হয়। তাই পরিকল্পনাকে ব্যবস্থাপনার চিন্তাশীল প্রক্রিয়া বলা হয়।
প্রশ্ন-২. পরিকল্পনাকে ভবিষ্যতের আয়না বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, পরিকল্পনা হলো ভবিষ্যতের আয়না বুঝিয়ে লেখো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য কোন কাজ কে করবে, কীভাবে করবে, কখন করবে, কতটুকু সময়ের মধ্যে করা হবে প্রভৃতি আগেই নির্ধারণ করার কাজকে পরিকল্পনা বলে।
এটি ভবিষ্যতের জন্য প্রণয়ন করা হয়। পরিকল্পনার মাধ্যমেই ভবিষ্যতের যেকোনো কাজ সম্পর্কে সম্পূর্ণ ধারণা পাওয়া যায়। তাইবলা হয়, পরিকল্পনা হলো ভবিষ্যতের আয়না।
প্রশ্ন-৩, পরিকল্পনাকে সর্বদাই ভবিষ্যতমুখী বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, ‘পরিকল্পনা সর্বদাই ভবিষ্যতমুখী’ ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য কোন কাজ কে করবে, কখন করবে, কত সময়ের মধ্যে করা হবে প্রভৃতি নির্ধারণই পরিকল্পনা। এর প্রণেতাদের প্রয়োজনীয় তথ্য-উপাত্ত সংগ্রহ ও বিশ্লেষণ করে আগের অনুমানের ভিত্তিতে কর্মসূচি প্রণয়ন করতে হয়। আগামীতে কী করা হবে, তারই একটি সুস্পষ্ট দিক-নির্দেশনা পরিকল্পনায় ফুটে ওঠে। আর অতীতের কোনো বিষয়ে পরিকল্পনা প্রণয়ন করা সম্ভব নয়। তাই বলা হয়, পরিকল্পনা সর্বদাই ভবিষ্যতমুখী।
প্রশ্ন-৪, পরিকল্পনাকে ব্যবস্থাপকীয় অন্যান্য কাজের ভিত্তি বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, ‘পরিকল্পনা হলো ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কাজের ভিত্তি’ ব্যাখ্যা করো।
অথবা, ‘পরিকল্পনা ব্যবস্থাপনার ভিত্তি’- ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য কোন কাজ কে করবে, কখন করবে, কত সময়ের মধ্যে করা হবে প্রভৃতি নির্ধারণই হলো পরিকল্পনা।
এটি ব্যবস্থাপনার প্রথম কাজ। এর বাস্তবায়নের জন্যই সংগঠন, কর্মীসংস্থান, নেতৃত্ব দেওয়া প্রভৃতি কাজগুলো করা হয়। আর নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে পরিকল্পনা আদর্শমানের ভূমিকা পালন করে। এছাড়া, ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কাজ সম্পাদনেও প্রয়োজনীয় পরিকল্পনা নিতে হয়। তাই পরিকল্পনাকে অন্যান্য কাজের ভিত্তি বলা হয়।
প্রশ্ন-৫. পরিকল্পনাকে ব্যবস্থাপনার প্রাথমিক কাজ বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য কোন কাজ কে করবে, কখন করবে, কত সময়ের মধ্যে করা হবে প্রভৃতি নির্ধারণই হলো পরিকল্পনা।
ব্যবস্থাপনার কাজগুলোর প্রথমেই আসে পরিকল্পনা। একজন ব্যবস্থাপক সর্বপ্রথম পরিকল্পনা প্রণয়ন করেন। এর ওপর ভিত্তি করেই পরিবর্তীতে সংগঠিতকরণ, কর্মীসংস্থান, নেতৃত্ব ও নির্দেশনা দান, প্রেষণা, সমন্বয়সাধন ও নিয়ন্ত্রণ এ কাজগুলো করে থাকেন। তাই পরিকল্পনাকে ব্যবস্থাপনার প্রাথমিক কাজ বলা হয়।
প্রশ্ন-৬. পরিকল্পনাকে ধারাবাহিক কার্যক্রম বলার কারণ ব্যাখ্যা করো।
অথবা, ‘পরিকল্পনা একটি ধারাবাহিক কার্যক্রম’ ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য কোন কাজ কে করবে, কখন করবে, কত সময়ের মধ্যে করা হবে প্রভৃতি নির্ধারণ করার কর্মসূচি বা নকশা প্রণয়নের কাজকে পরিকল্পনা বলে।
এটি সারা বছর ধরে প্রতিষ্ঠানে চলতে থাকে। প্রতিষ্ঠানে একটি পরিকল্পনা বাস্তবায়নের আগেই আরেকটি পরিকল্পনা সেখানে প্রস্তুত রাখা হয়। আবার, নির্দিষ্ট সময় শেষে নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া শেষ হওয়ার পরেই নতুন পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। তাই বলা হয়, পরিকল্পনা একটি ধারাবাহিক কার্যক্রম।
প্রশ্ন-৭. পরিকল্পনাকে একটি নিরবচ্ছিন্ন প্রক্রিয়া বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য ভবিষ্যতে কোন কাজ কে করবে, কখন করবে, কত সময়ের মধ্যে করা হবে প্রভৃতি নির্ধারণ করার কর্মসূচি বা নকশা প্রণয়নের কাজকে পরিকল্পনা বলে।
যেকোনো প্রতিষ্ঠানে প্রতিনিয়ত পরিকল্পনা নেওয়া হয়। কারণ প্রতিষ্ঠানের কাজ সারা বছর চলতে থাকে। একটি পরিকল্পনা শেষ হওয়ার পরই আরেকটি নতুন পরিকল্পনা নেওয়া হয়। অর্থাৎ, প্রতিষ্ঠানে পরিকল্পনা প্রণয়নের কাজ কখনও থেমে থাকে না। তাই বলা যায়, পরিকল্পনা একটি নিরবচ্ছিন্ন প্রক্রিয়া।
প্রশ্ন-৮. পরিকল্পনা নিরবচ্ছিন্ন না হলে কী হয়?
উত্তর: ভবিষ্যতের কোনো কাজের জন্য নকশা তৈরি করাকে পরিকল্পনা বলে।
প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে সাধারণত সারা বছর পরিকল্পনা নেওয়া হয়। এ কাজটি নিরবচ্ছিন্ন না হলে প্রতিষ্ঠানের কাজে গতি থাকে না। ফলে সার্বিক কাজে বিশৃঙ্খলা দেখা দেয়। এ কারণে একটি পরিকল্পনা বাস্তবায়ন হয়ে গেলে নতুন পরিকল্পনা করা হয়।
প্রশ্ন-৯. পরিকল্পনায় নমনীয়তা কেন প্রয়োজন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে খাপ খাওয়ানোর জন্য পরিকল্পনায় নমনীয়তা প্রয়োজন হয়।
এটি যেকোনো পরিকল্পনার একটি বিশেষ গুণ। কারণ, ভবিষ্যৎ সবসময়ই অনিশ্চিত। যেকোনো সময় পরিবর্তিত পরিবেশ- পরিস্থিতির কারণে পরিকল্পনা পরিবর্তনের প্রয়োজন হতে পারে। এ পরিবর্তন প্রতিষ্ঠানকে প্রতিযোগী প্রতিষ্ঠানের সাথে তাল মিলিয়ে চলতে সহায়তা করে। এজন্যই পরিকল্পনায় নমনীয়তার সুযোগ রাখার প্রয়োজন হয়।
প্রশ্ন-১০, পরিকল্পনার প্রাথমিকতা বলতে কী বোঝ?
উত্তর: ভবিষ্যতের কোনো কাজের নকশা তৈরি করাকে পরিকল্পনা বলে।
পরিকল্পনার ওপর যেকোনো প্রতিষ্ঠানের সফলতা ও ব্যর্থতা নির্ভর করে। প্রতিটি কাজ করার আগে সঠিকভাবে পরিকল্পনা করতে হয়। পরিকল্পনা ছাড়া প্রতিষ্ঠান পরিচালনা সম্ভব হয় না। ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কাজ এ পরিকল্পনার ওপর নির্ভরশীল। তাই প্রথমেই পরিকল্পনার কাজটি করা হয়। এটিই পরিকল্পনার প্রাথমিকতা।
প্রশ্ন-১১. পরিকল্পনার আঙিনা বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: পরিকল্পনাকে প্রভাবিত করতে পারে এমন সব অবস্থা ও উপাদান বিবেচনা করে ক্ষেত্র নির্ধারণ করাই হলো পরিকল্পনার আঙিনা। পরিকল্পনার সম্ভাব্য বিস্তৃতিকে পরিকল্পনার আঙিনা বলে। এর আঙিনা সঠিকভাবে নির্ধারণ করা গেলে প্রতিষ্ঠান সহজেই লক্ষ্য অর্জন করতে পারে। তাই প্রতিটি প্রতিষ্ঠানেরই পরিকল্পনার আঙিনা নির্ধারণ করা একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ বলে বিবেচিত হয়।
প্রশ্ন-১২, পরিকল্পনাকে তথ্য নির্ভর হতে হয় কেন?
উত্তর: ভবিষ্যতের কোনো কাজের নকশা তৈরি করাকে পরিকল্পনা বলে। বাস্তবসম্মত তথ্যের ভিত্তিতে পরিকল্পনা করলে তা সঠিক হয়। কল্পনার ভিত্তিতে করা পরিকল্পনা কাজে সফলতা আনতে পারে না। এতে কাজে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। তাই পরিকল্পনাকে সব সময় তথ্যনির্ভর হতে হয়।
প্রশ্ন-১৩. পরিকল্পনার সংখ্যাত্মক প্রকাশকে কী বলে? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, ‘পরিকল্পনার সংখ্যাত্মক প্রকাশই বাজেট’ ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: পরিকল্পনার সংখ্যাত্মক প্রকাশকে বাজেট বলে। অর্থাৎ, নির্দিষ্ট সময়ে একটি প্রতিষ্ঠানের সম্ভাব্য আয়-ব্যয় বা দেনা-পাওনার আর্থিক পরিকল্পনাকে বাজেট বলে।
এটি পরিকল্পনার একটি অংশ। আর্থিক পরিকল্পনার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়ে কী পরিমাণ আয়-ব্যয় বা প্রাপ্তি-প্রদান হতে পারে, তা সংখ্যার আকারে নির্ধারণ করা হয়। তাই পরিকল্পনার সংখ্যাত্মক প্রকাশকেই বাজেট বলে অভিহিত করা হয়। যেমন: একটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন খাতে (অফিস ভাড়া, বেতন, কাঁচামাল, যন্ত্রপাতি প্রভৃতি) এক বছরের জন্য মোট ১০,০০,০০০ টাকা খরচ ধরা হয়েছে। খরচের এ পরিকল্পনাটিই বাজেট।
প্রশ্ন-১৪, লক্ষ্য কি একটি পরিকল্পনা? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: কোনো একটি কাজ থেকে সম্ভাব্য কী ফল পাওয়া যাবে, তা নির্ধারণ করাই হলো লক্ষ্য। আর ভবিষ্যৎ কাজের আগে নির্ধারিত নকশাকে পরিকল্পনা বলে।
পরিকল্পনা প্রণয়ন লক্ষ্যকে কেন্দ্র করে আবর্তিত হয়। এটি না হলে সব পরিকল্পনা বিশৃঙ্খলা ও ব্যর্থতার রূপ। প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের একটি সুনিদিষ্ট লক্ষ্য থাকে। এ লক্ষ্য ছাড়া পরিকল্পনা প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন হয় না। তাই বলা যায়, লক্ষ্য ও পরিকল্পনা পরস্পরের সহযোগী।
প্রশ্ন-১৫, স্থায়ী পরিকল্পনা বলতে কী বোঝ? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: যে পরিকল্পনা প্রতিষ্ঠানে একবার নেওয়ার পর নতুন কোনো পরিকল্পনা নেওয়া বা নতুন অবস্থা সৃষ্টি না হওয়া পর্যন্ত তা বারবার ব্যবহৃত হয়, তাকে স্থায়ী পরিকল্পনা বলে।
এ পরিকল্পনা একই ধরনের সমস্যা বা অবস্থা মোকাবিলার জন্য প্রণীত হয় এবং বারবার তা ব্যবহৃত হয়। ফলে বারবার তা ঊর্ধ্বতন কর্তৃক অধস্তনদের জানানোর প্রয়োজন হয় না। একই পরিকল্পনার আওতায় বারবার কাজ করায় ভুলের পরিমাণ কমে এবং পরিকল্পনার উদ্দেশ্য সফল হয়।
প্রশ্ন-১৬. স্থায়ী পরিকল্পনার ব্যয় কম হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: যে পরিকল্পনা একই ধরনের কাজ করার ক্ষেত্রে বারবার ব্যবহারের জন্য প্রণীত হয়, তাকে স্থায়ী পরিকল্পনা বলে। এ ধরনের পরিকল্পনা কোনো প্রকার পরিবর্তন ছাড়া বারবার ব্যবহৃত হয়। এটি তৈরির সময় খরচ একবারই হয়। পরবর্তীতে যত বেশি বার স্থায়ী পরিকল্পনা ব্যবহার করা হয়, ততই এর গড় খরচ কমে যায়। এছাড়া, কর্মীরা এটি ব্যবহারে অভ্যস্ত হয়ে পড়ায় তাদের এ ব্যাপারে বারবার নির্দেশনা দিতে হয় না। এতে পরিচালনা খরচও কমে আসে। তাই বলা যায়, স্থায়ী পরিকল্পনার ব্যয় কম হয়।
প্রশ্ন-১৭. শিল্প প্রতিষ্ঠানে স্থায়ী পরিকল্পনা গুরুত্বপূর্ণ কেন?
উত্তর: যে পরিকল্পনা বারবার ব্যবহারের জন্য নেওয়া হয়, তাকে স্থায়ী পরিকল্পনা বলে।
এ পরিকল্পনা তৈরির সময় ব্যয় একবারই হয়। বারবার ব্যবহৃত হয় বলে গড় ব্যয় কমে যায়। শিল্পের ক্ষেত্রে এ বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ। কারণ, ব্যয় কমে গেলে কম খরচে বেশি উৎপাদন সম্ভব হয়। এতে প্রতিষ্ঠান লাভবান হয়। আর লক্ষ্যও দ্রুত অর্জন হয়।
প্রশ্ন-১৮, সহায়ক পরিকল্পনা বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: মূল পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য কোনো সহায়ক বা সহযোগী পরিকল্পনা নেওয়া হলে, তাকে সহায়ক পরিকল্পনা বলে। এ পরিকল্পনা মূল পরিকল্পনার সাথে সম্পৃক্ত থাকে। মূল পরিকল্পনার সফল বাস্তবায়নের জন্য এটি প্রণয়ন করা হয়। যেমন: কোনো বিমান সংস্থা কয়েকটি নতুন বিমান কেনার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। এক্ষেত্রে নতুন ক্রু সংগ্রহ, তাদের প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা প্রভৃতির পরিকল্পনাও করতে হবে। এগুলোই হলো সহায়ক পরিকল্পনা।
আরও দেখুন: ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ১ম অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
আশাকরি আমাদের আজকের আর্টিকেল টি ভালো লেগেছে। কোথাও বুঝতে সমস্যা হলে বা আরও কিছু জানার থাকলে কমেন্টে আমাদের জানাতে পারেন। ভালো থাকবেন সবাই, ধন্যবাদ।
