ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ১০ম অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ১০ম অধ্যায় প্রশ্নোত্তর: পৃথিবীর সবকিছুই সৃষ্টিকর্তার নিয়ন্ত্রণে। এই নিয়ন্ত্রণ না থাকলে এতদিনে সব ধ্বংস হয়ে যেত। তেমনি প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি ক্ষেত্রে যথাযথ নিয়ন্ত্রণ না থাকলে সফলতা অর্জন সম্ভব হয় না। নিয়ন্ত্রণ হলো ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ধাপ। প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য সর্বপ্রথম পরিকল্পনা প্রণয়ন করা হয়। এরপর পরিকল্পনা অনুযায়ী সব কাজ পরিচালনা করা হয়।
কিন্তু পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজগুলো নিখুঁতভাবে ও সুচারুরূপে সব সময় সম্পন্ন করা যায় না। এজন্য কোথায় কোন সমস্যা আছে, তা খুঁজে বের করতে হয় এবং সংশোধনের জন্য প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিতে হয়। আর এটিই হলো নিয়ন্ত্রণ। সঠিক নিয়ন্ত্রণ ছাড়া কোনো ব্যবসায় সংগঠন পরিকল্পনা বাস্তবায়ন এবং লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জন করতে পারে না।
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ১০ম অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
প্রশ্ন-১. নিয়ন্ত্রণ বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নিয়ন্ত্রণ হলো পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ হচ্ছে কি না, তা দেখা, বিচ্যুতি নির্ণয় ও সংশোধনী ব্যবস্থা নেওয়া।
এর মাধ্যমে আদর্শমানের সাথে প্রকৃত কার্যফলের তুলনা করা হয়। এক্ষেত্রে ভুল-ত্রুটি থাকলে বিচ্যুতির পরিমাণ নির্ণয় করা হয়। এরপর কার্যকর ব্যবস্থা নিয়ে ভুল সংশোধন করা হয়। এভাবে নিয়ন্ত্রণ কাজ করা হয়।
প্রশ্ন-২. ‘নিয়ন্ত্রণ কাজ ব্যবস্থাপনার উচ্চস্তরে বেশি মাত্রায় সম্পৃক্ত’- ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনার দায়িত্বে নিয়োজিত উচ্চ স্তরের কর্মকর্তারাই বিভিন্ন কাজের মান নির্ধারণ ও নিয়ন্ত্রণ করেন। কোনো বিষয়ে কর্তৃত্ব যার হাতে থাকে, সেই বিষয়ে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কার্যকর করাও তারই দায়িত্বের মধ্যে পড়ে। পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ সম্পাদন নিশ্চিত করার দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব ব্যবস্থাপনার উচ্চ স্তরের কর্মকর্তাদের হাতে থাকে। তাই নিয়ন্ত্রণের কাজও ব্যবস্থাপনার উচ্চ স্তরের কর্মকর্তাদের দিয়েই হয়ে থাকে। এজন্য বলা হয়, নিয়ন্ত্রণ কাজ ব্যবস্থাপনার উচ্চস্তরের সাথে বেশি মাত্রায় সম্পৃক্ত।
প্রশ্ন-৩. আর্দশ নিয়ন্ত্রণের কয়েকটি উপাদান উল্লেখ করো।
উত্তর: আদর্শমান অনুযায়ী কাজ সম্পাদন হচ্ছে কি না তা যাচাই করে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হলো নিয়ন্ত্রণ। প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যকে সামনে রেখে নিয়ন্ত্রণ কাজটি করতে হয়। তাই আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা সবসময় লক্ষ্যকেন্দ্রিক হয়। এর মাধ্যমে অতীত অভিজ্ঞতার আলোকে ভবিষ্যতের সমস্যা সমাধানে ব্যবস্থা নেওয়া হয়। এতে আদর্শ নিয়ন্ত্রণকে ভবিষ্যতমুখী হতে হয়। এছাড়া সহজ বোধগম্যতা, মিতব্যয়িতা, ব্যাপকতা, নমনীয়তা প্রভৃতি বৈশিষ্ট্যও আদর্শ নিয়ন্ত্রণে থাকা প্রয়োজন।
প্রশ্ন-৪. ‘নিয়ন্ত্রণ পশ্চাৎমুখী’- ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নিয়ন্ত্রণ বলতে আগে থেকে নির্ধারিত আদর্শমানের সাথে প্রকৃত কাজগুলো তুলনা করে প্রয়োজনে সংশোধনীমূলক ব্যবস্থা নেওয়াকে বোঝায়।
এটি ব্যবস্থাপনার সর্বশেষ কাজ। পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার মাধ্যমে ব্যবস্থাপনার কাজ শুরু আর নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে শেষে হয়। এ কাজটি পেছনে বা অতীতে নির্ধারিত মানের আলোকে পরিচালিত হয়। অর্থাৎ, নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে আগের নির্ধারিত পরিকল্পনার বাস্তবায়ন নিশ্চিত করা হয়।
প্রশ্ন-৫. নিয়ন্ত্রণকে কালান্তিক কাজ বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: কালাত্তিক কাজ হলো যে কাজ কোনো নির্দিষ্ট সময় পর পর করা হয়।
নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ সম্পাদিত হচ্ছে কি না, তা দেখা ও প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হয়। এ কাজগুলো দিন, সপ্তাহ, মাস বা বছর শেষে হতে পারে। অর্থাৎ, নির্দিষ্ট সময় শেষেই কার্যফল পরিমাপ, তুলনা, বিচ্যুতি নির্ণয় ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া প্রভৃতি কাজ করা হয়। তাই নিয়ন্ত্রণকে কালাত্তিক কাজ বলা হয়।
প্রশ্ন-৬. নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া অবিরাম ও নিরবচ্ছিন্ন হওয়া আবশ্যক কেন? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, ‘নিয়ন্ত্রণ একটি অবিরাম প্রক্রিয়া’- ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার একটি বৈশিষ্ট্য হলো নিরবচ্ছিন্নতা (Continuity)। পরিবর্তনশীল পরিবেশ, পরিস্থিতি, সাংগঠনিক কোনো পরিবর্তন, উদ্দেশ্যে পরিবর্তন প্রভৃতি কারণে বারবার পরিকল্পনায় পরিবর্তন আনতে হয়। এর সাথে নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়াতেও পরিবর্তন আনতে হয়। তাই সঠিক নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার জন্য নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া অবিরাম ও নিরবচ্ছিন্ন হওয়া আবশ্যক।
প্রশ্ন-৭. নিয়ন্ত্রণকে ব্যবস্থাপনার সর্বশেষ ধাপ বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নিয়ন্ত্রণ বলতে পরিকল্পনা অনুযায়ী প্রতিষ্ঠানের সব কাজ সঠিকভাবে সম্পন্ন হচ্ছে কি না, তা যাচাই করা এবং কোনো সমস্যা পাওয়া গেলে তার সংশোধন করাকে বোঝায়।
প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্যের আলোকে সর্বপ্রথম পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। পরবর্তী সময়ে পরিকল্পনা অনুযায়ী ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কাজ (সংগঠন, কর্মীসংস্থান, প্রেষণা দেওয়া, নির্দেশনা দেওয়া ও সমন্বয়সাধন প্রভৃতি) করা হয়। এসব কাজের মাধ্যমে পরিকল্পনা কতটুকু বাস্তবায়ন করা হয়েছে, তা নির্ধারণ করা হয় নিয়ন্ত্রণ ধাপটিতে। তাই নিয়ন্ত্রণকে ব্যবস্থাপনা কাজের সর্বশেষ ধাপ বলা হয়।
প্রশ্ন-৮. মিতব্যয়িতা অর্জন বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, কীভাবে মিতব্যয়ীতা অর্জন করা যায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: সর্বনিম্ন খরচে ও সবচেয়ে কম সময়ে মানসম্পন্ন পণ্য বা সেবা উৎপাদন করাকে মিতব্যয়িতা বলা হয়।
একটি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কাজ সম্পাদনে সময় ও অর্থের প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়- আদর্শমান নির্ধারণ, প্রকৃত কার্যফল মূল্যায়ন, বিচ্যুতি নিরূপণ ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নিতে প্রয়োজনের অতিরিক্ত সময় ও অর্থ ব্যয় হতে পারে। নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় সঠিক ও কার্যকর পদ্ধতি ব্যবহার করে উন্ত প্রতিষ্ঠানের সময় ও অর্থের অপচয় রোধ করা সম্ভব। এভাবে একটি প্রতিষ্ঠানে মিতব্যয়িতা অর্জন করা যায়।
প্রশ্ন-৯. নিয়ন্ত্রণকে কেন পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি বলা হয়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নিয়ন্ত্রণ হলো পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ হচ্ছে কি না তা দেখা, বিচ্যুতি নির্ণয় এবং প্রয়োজনে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া। এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠান পরিকল্পনার ত্রুটি-বিচ্যুতির কারণ জানতে পারে। এসব ত্রুটি কীভাবে সমাধান করা যায়, তারও উপায় বের করা সম্ভব হয়। ফলে পরবর্তী বছর বা সময়ের পরিকল্পনা আগের বিষয়সমূহের বিবেচনার আলোকে নির্ধারিত হয়। এভাবে নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠানের পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি হিসেবে কাজ করে।
প্রশ্ন-১০, ‘নিয়ন্ত্রণ কার্য পরিকল্পনার ওপর নির্ভরশীল’ ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ পরিচালনা করার উদ্দেশ্যে নিয়ন্ত্রণ কার্যক্রম নেওয়া হয়। এ কাজ পরিকল্পনাকে অনুসরণ করে নেওয়া হয়। পরিকল্পনা না থাকলে নিয়ন্ত্রণ কোন লক্ষ্যে পরিচালিত হবে, তা নির্ধারণ করা যায় না। তাই নিয়ন্ত্রণ কাজ পরিকল্পনার ওপর নির্ভরশীল।
প্রশ্ন-১১, নিয়ন্ত্রণের সাথে পরিকল্পনার সম্পর্ক কী? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ সম্পাদনের উদ্দেশ্যে নিয়ন্ত্রণ কাজে নেওয়া হয়। এটি পরিকল্পনাকে অনুসরণ করে তৈরি করা হয়। পরিকল্পনা না থাকলে নিয়ন্ত্রণ কোন লক্ষ্যে পরিচালিত হবে, তা নির্ধারণ করা যায় না। তাই, নিয়ন্ত্রণ কাজ পরিকল্পনার সাথে সম্পর্কযুক্ত।
প্রশ্ন-১২. নিয়ন্ত্রণ কীভাবে দক্ষতা বাড়ায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: স্বল্প সময়ে ও স্বল্প খরচে মানসম্মত কাজ করাকে দক্ষতা বলা হয়। নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কাজের ওপর সূক্ষ্ম দৃষ্টি রাখা যায়। ফলে কাজের ক্ষেত্রে কোনো ভুল-ত্রুটি হলে তা দ্রুত সমাধান করা যায়। এছাড়া, কীভাবে ভুল-ত্রুটি এড়িয়ে কাজ করা যায় তা কর্মীরা শিখতে পারেন। ফলে কর্মীদের দক্ষতা বাড়ে। তাই স্বল্প সময়ে ও স্বল্প খরচে মানসম্মত কাজ করা সম্ভব হয়। এভাবে নিয়ন্ত্রণ একটি প্রতিষ্ঠানের দক্ষতা বাড়ায়।
প্রশ্ন-১৩, ‘নিয়ন্ত্রণ সমন্বয় সাধনে সহায়ক’- ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নিয়ন্ত্রণ হলো পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ হচ্ছে কি না, তা পর্যবেক্ষণ করা এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়ার প্রক্রিয়া। নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানের সব স্তরেই প্রয়োজন। প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি স্তরে যোগাযোগ ও আন্তঃসম্পর্ক তৈরি করা সমন্বয়সাধনের কাজ। ব্যবস্থাপনার প্রতিটি স্তরে এবং প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ ও উপ বিভাগে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কার্যকর থাকে। ফলে প্রতিষ্ঠানের আন্তঃসম্পর্ক বজায় থাকে। তাই, কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা সমন্বয়সাধনকে সহায়তা করে।
প্রশ্ন-১৪. ব্যবস্থাপনায় নিয়ন্ত্রণ কেন প্রয়োজন? বুঝিয়ে লেখো।
উত্তর: নিয়ন্ত্রণ হলো প্রতিষ্ঠানের আগেই নির্ধারিত আদর্শমানের সাথে প্রকৃত কার্যফলের তুলনা, বিচ্যুতি নির্ণয় এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া। ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া পরিকল্পনার মাধ্যমে শুরু হয়ে নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে শেষ হয়। প্রণীত পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ হচ্ছে কি না তা যাচাইয়ের প্রয়োজন পড়ে। কারণ, অনেক সময় পরিকল্পনায় ত্রুটি-বিচ্যুতি নির্ণয়ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া প্রয়োজন হয়। এসব কাজই নিয়ন্ত্রণের আওতাভুক্ত। এজন্যই ব্যবস্থাপনায় নিয়ন্ত্রণ অত্যন্ত প্রয়োজন।
প্রশ্ন-১৫. নিয়ন্ত্রণের ভবিষ্যৎ দর্শনের নীতিটি ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ হচ্ছে কি না তা নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার মাধ্যমে জানা যায়।
এর মাধ্যমে আদর্শমানের সাথে প্রকৃত কার্যফল তুলনা করে বিচ্যুতি নিরূপণ করা হয়। এরপর যথাযথ ব্যবস্থা গ্রহণ করে ভুল-ত্রুটি সংশোধন করা হয়। সংশোধনমূলক ব্যবস্থার মাধ্যমে পরবর্তী পরিকল্পনা করা হয়। এটি ভবিষ্যৎ কাজ সম্পর্কে আগেই ধারণা নেয়। তাই, নিয়ন্ত্রণকে ভবিষ্যৎ দর্শন বলা হয়।
প্রশ্ন-১৬, নিয়ন্ত্রণের ব্যতিক্রমের নীতি ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নিয়ন্ত্রণে অন্যান্য নীতির পাশাপাশি ব্যতিক্রমের নীতিও থাকা আবশ্যক।
কাজের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট নির্বাহীর নিয়ন্ত্রণ সম্ভব নয় এমন ক্ষেত্রগুলোকে চিহ্নিত করে উর্ধ্বতনের বিশেষ ব্যবস্থা নেওয়াকে নিয়ন্ত্রণের ব্যতিক্রম নীতি বলে। সামগ্রিক পরিকল্পনা বাস্তবায়নে বড় ধরনের বিচ্যুতির সৃষ্টি হলে সেগুলোকে চিহ্নিত করে সেখানে বিশেষ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা নেওয়া হয়।
প্রশ্ন-১৭, আদর্শমান বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: আদর্শমান (Standard) হলো এমন এক মানদণ্ড, যেটি অনুযায়ী প্রকৃত কর্মফল পরিমাপ করা হয়।
প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা আদর্শমানের ওপর ভিত্তি করে অজ করেন। নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় আদর্শমানের সাথে প্রকৃত কার্যফলের তুলনা করে বিচ্যুতি (Deviation) নিরূপণ করা হয়। এরপর যথাযথ ব্যবস্থা নিয়ে ভুল-ত্রুটি সংশোধন করা হয়। তাই নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় আদর্শমান নির্ধারণ করা প্রয়োজন।
প্রশ্ন-১৮, নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় আদর্শমান নির্ধারণ প্রয়োজন কেন? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, নিয়ন্ত্রণের আদর্শমান নির্ধারণ কী? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: আদর্শমান (Standard) হলো এমন এক মানদণ্ড, যেটি প্রকৃত কার্যফল পরিমাপ করা হয়।
প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা আদর্শমানের ওপর ভিত্তি করে কাজ করেন। নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় আদর্শমানের সাথে প্রকৃত কার্যফলের তুলনা করে বিচ্যুতি (Deviation) নিরূপণ করা হয়। এরপর যথাযথ ব্যবস্থা নিয়ে ভুল-ত্রুটি সংশোধন করা হয়। তাই নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় আদর্শমান নির্ধারণ করা প্রয়োজন।
প্রশ্ন-১৯. কীভাবে বিচ্যুতি নির্ণয় করা হয়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নির্ধারিত আদর্শমানের সাথে সম্পাদিত কার্যফলের তুলনা করলে যে পার্থক্য পাওয়া যায়, তাকে বিচ্যুতি (Deviation) বলে। বিচ্যুতি সংখ্যাগত, পরিমাণগত ও গুণগত হতে পারে। ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠানের সাপ্তাহিক উৎপাদনের আদর্শমাত্রা হলো ৪০০ একক। কিন্তু সপ্তাহের শেষে প্রকৃত কার্যফল পরিমাপ করে দেখা গেল উৎপাদন হয়েছে ৩৮০ একক’। অতএব, বিচ্যুতি হয়েছে
(৪০০-৩৮০)= ২০ একক।
আরও দেখুন: ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৬ষ্ঠ অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
আশাকরি আমাদের আজকের আর্টিকেল টি ভালো লেগেছে। কোথাও বুঝতে সমস্যা হলে বা আরও কিছু জানার থাকলে কমেন্টে আমাদের জানাতে পারেন। ভালো থাকবেন সবাই, ধন্যবাদ।
