ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৯ম অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৯ম অধ্যায় প্রশ্নোত্তর: যুক্তরাষ্ট্রের সানফ্রান্সসিসকো বিশ্ববিদ্যালয়-এর অধ্যাপক হেইঞ্জ ওয়েরিচ (Heniz Weihrich) এবং লস এঞ্জেলেসের ক্যালিফোর্নিয়া বিশ্ববিদ্যালয়-এর অধ্যাপক হ্যারল্ড কুঞ্জ (Harold Koontz) এর মতে, ‘Coordination is achieving harmony of individual and group efforts toward the accomplishment of group purposes and objectives.’ অর্থাৎ ‘দলীয় অভিপ্রায় ও উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য ব্যক্তিক ও দলীয় প্রচেষ্টার মধ্যে ঐক্য অর্জন করাকে সমন্বয়সাধন বলে।’
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৯ম অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
প্রশ্ন-১. সমন্বয়সাধন বলতে কী বোঝ।
উত্তর: প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনে বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও ব্যক্তিক পর্যায়ের কাজের মধ্যে যোগসূত্র স্থাপন করা হলো সমন্বয় সাধন। এটি প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তি ও বিভাগ উপবিভাগের কাজে দলীয় প্রচেষ্টা তৈরি করে। কাজগুলো সঠিকভাবে সম্পাদনে সমন্বয় দিকনির্দেশনা দিয়ে থাকে। এতে ধারাবাহিক ও নিরবচ্ছিন্নভাবে সব কাজ হয়। এছাড়া একসাথে কাজ করায় প্রতিষ্ঠানের সকলের মাঝে সহযোগিতামূলক সম্পর্ক তৈরি হয়। মূলত প্রতিষ্ঠানের কাজগুলো সংযুক্ত করে তা সমানভাবে এগিয়ে নেওয়ার কর্মকৌশল হলো সমন্বয়।
প্রশ্ন-২. সমন্বয় কেন প্রয়োজন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: সমন্বয় হলো প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের মধ্যে দলীয় প্রচেষ্টা, ঐক্য ও শৃঙ্খলা বিধানের প্রক্রিয়া।
প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তি ও বিভাগের কাজের মধ্যে ঐক্যবদ্ধ কর্মপ্রচেষ্টা জোরদার হলে কাজে ভারসাম্য তৈরি হয়। সমন্বয়ের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের সামগ্রিক কাজে গতিশীলতা বাড়ানো ছাড়াও কর্মীদের মনোবল উন্নয়ন সম্ভব হয়। ফলে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জন সহজ হয়। তাই প্রতিষ্ঠানে সমন্বয় অত্যন্ত প্রয়োজন।
প্রশ্ন-৩. মনোবল উন্নয়নে সমন্বয় গুরুত্বপূর্ণ কেন?
উত্তর: প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত বিভিন্ন ব্যক্তি, বিভাগ ও উপবিভাগের কাজ সংযুক্ত করাকে সমন্বয় বলে। সুষ্ঠু সমন্বয়ের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের সর্বত্র শৃঙ্খলার পরিবেশ তৈরি হয়। এটি কর্মীদের কাজে আগ্রহী করে তোলে। ফলে কর্মীরা সর্বোচ্চ কার্যসন্তুষ্টি নিয়ে কাজ করে। এতে তাদের মনোবল বেড়ে যায়।
প্রশ্ন-৪. সমন্বয়কে অবিরাম প্রক্রিয়া বলা হয় কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: নিরবচ্ছিন্নভাবে সমন্বয়সাধন ছাড়া প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জন করা যায় না।
কোনো প্রতিষ্ঠানের শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত যেসব কাজ করা হয়, সেগুলোর মধ্যে সমন্বয়ের প্রয়োজন হয়। একটি প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য ও লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি কাজের মধ্যে প্রতিটি মুহূর্তে সমন্বয়ের প্রয়োজন হয়। তাই সমন্বয়কে একটি অবিরাম প্রক্রিয়া বলা হয়।
প্রশ্ন-৫. সমন্বয় প্রক্রিয়ায় কীভাবে কাজ ও কর্মীর মধ্যে ভারসাম্য রক্ষা করা যায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: সঠিকভাবে কাজ বণ্টনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কাজ ও কর্মীর মধ্যে ভারসাম্য রক্ষা করা যায়। এই নীতিতে প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগের কাজের পরিমাণ ও ধরন অনুসারে জনবল নিয়োগ করতে হয়। কোনো বিভাগে যদি অতিরিক্ত দায়িত্ব দেওয়া হয়, তাহলে অতিরিক্ত জনবলও নিয়োগ দিতে হয়। আবার, কোথাও অতিরিক্ত লোকবল থাকলে তাদের অন্য ক্ষেত্রে স্থানান্তর করতে হয়। এভাবে কাজ ও কর্মীর মধ্যে ভারসাম্য রক্ষা করা যায়।
প্রশ্ন-৬. সমান্তরাল সমন্বয়সাধন বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: সমপর্যায়ের বিভিন্ন বিভাগ বা কর্মীদের কাজের মধ্যে সমন্বয়ের ব্যবস্থা করাই হলো সমান্তরাল সমন্বয়। এ ধরনের সমন্বয়ে কর্মীদের দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সমপর্যায়ভুক্ত। প্রতিষ্ঠানের ক্রয় ব্যবস্থাপক, উৎপাদন ব্যবস্থাপক ও বিক্রয় ব্যবস্থাপকের কাজের মধ্যে সমন্বয় হলো সমান্তরাল সমন্বয়ের উদাহরণ।
প্রশ্ন-৭. সমন্বয়সাধনের দুটি নীতি উল্লেখ করো।
উত্তর: সমন্বয়সাধনের দুটি নীতি হলো- শুরুতেই সমন্বয় নীতি ও ধারাবাহিকতার নীতি। নীতি হচ্ছে নির্ধারিত নিয়ম, যার ভিত্তিতে প্রাতিষ্ঠানিক কাজ পরিচালিত হয়। এক্ষেত্রে শুরুতেই সমন্বয় নীতির মূল বিষয় হলো পরিকল্পনা ও সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রাথমিক স্তরেই সমন্বয়ের কাজ শুরু করা। আর ধারাবাহিকতা নীতির মূল বিষয় যেকোনো প্রচেষ্টা বা কাজ শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত ধারাবাহিকভাবে সমন্বয় রাখা।
প্রশ্ন-৮. উদ্দেশ্যের ঐক্য বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: সঠিক সমন্বয় ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করতে হলে প্রত্যেক ব্যক্তির ব্যক্তিস্তক, বিভাগীয় এবং প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্যের মধ্যে মিল থাকতে হয়; যাকে উদ্দ্যেশ্যের ঐক্য নীতি বলা হয়।
এ নীতিতে প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্যের সাথে ব্যক্তিক ও বিভাগীয় উদ্দেশ্যের ঐক্য তৈরি হয়। এতে সমন্বিত কর্মপ্রচেষ্টার মাধ্যমে প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য সহজেই অর্জিত হয় ও সাফল্য অর্জন নিশ্চিত হয়।
প্রশ্ন-৯. নমনীয়তার নীতি বলতে কী বোঝ? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে খাপ খাওয়ানোর উদ্দেশ্যে পরিকল্পনায় প্রয়োজনীয় সমন্বয়, সংশোধন বা পরিবর্তন রাখার সুযোগকে নমনীয়তার নীতি বলে।
প্রতিষ্ঠানের পরিকল্পনা, উদ্দেশ্য ও পদ্ধতিতে প্রয়োজনে পরিবর্তন এনে প্রতিষ্ঠানকে লক্ষ্যের দিকে এগিয়ে নেওয়াই নমনীয়তার কাজ। প্রতিষ্ঠানে প্রতিনিয়ত যে পরিস্থিতির পরিবর্তন হয়, তা মোকাবিলা করার জন্যই নমনীয়তার নীতি অনুসরণ করা দরকার।
প্রশ্ন-১০. দলীয় প্রচেষ্টা এগিয়ে নিতে সমন্বয় অপরিহার্য কেন? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, সাংগঠনিক লক্ষ্য অর্জনে সমন্বয় অপরিহার্য কেন? ব্যাখ্যা করো।
অথবা, দলীয় সমঝোতার নীতি কীভাবে সমন্বয়কে সহায়তা করে? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত বিভিন্ন ব্যক্তি ও বিভাগের প্রচেষ্টা গ্রথিত, সংযুক্ত ও সুসংহত করার কাজকে সমন্বয় বলে। যেকোনো দলবদ্ধ প্রচেষ্টায় সমন্বয় খুবই গুরুত্বপূর্ণ। দলের সদস্যদের কাজের মধ্যে সমন্বয় না থাকলে দলীয় প্রচেষ্টা সার্থক হতে পারে না। এতে বিশৃঙ্খলা দেখা দেওয়া স্বাভাবিক। তাই লক্ষ্য অর্জনের জন্য দলীয় প্রচেষ্টা এগিয়ে নিতে সমন্বয় অপরিহার্য।
প্রশ্ন-১১. দলীয় সমঝোতায় সমন্বয়ের ভূমিকা ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিটি ব্যক্তি, দল ও উপদল, বিভাগ ও উপ-বিভাগ নিজেদের মতো না চলে দলীয় সমঝোতা অনুযায়ী বা মিলেমিশে চলার নীতিকেই দলীয় সমঝোতার নীতি বলে।
স্বতঃস্ফূর্ত সমন্বয়ের ক্ষেত্রে দলীয় সমঝোতা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। দল ও উপদলের প্রতিটি সদস্য জানেন কোনো একক ব্যক্তি বা দলের পক্ষে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জন সম্ভব নয়। তাই সকলের সম্মিলিত সহযোগিতা ও প্রচেষ্টার মাধ্যমে তা অর্জনের জন্য সবাই নিয়োজিত হয়। প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য সম্মিলিত প্রচেষ্টা বা দলীয় সমঝোতার নীতি বেশি কার্যকর।
প্রশ্ন-১২, ভারসাম্যের নীতি বলতে কী বোঝ?
অথবা, সমন্বয়ের ক্ষেত্রে ভারসাম্যের নীতি বলতে কী বোঝ?
উত্তর: সমন্বয়ের ভারাম্যের নীতি বলতে প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ, উপবিভাগ বা শাখা পর্যায়ে বণ্টিত কাজের মধ্যে সমতা রাখাকে বোঝায়।
প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগের দায়িত্ব ও কর্তব্য আলাদা হয়ে থাকে। এক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় কর্মীর অভাব হলে বিভাগগুলোর কাজের গতি বাড়বে না। আবার, অতিরিক্ত কর্মী নিয়োজিত থাকলে কর্মীরা কাজ শেষ করে অলস সময় কাটাবে। এজন্য ভারসাম্য নীতি অনুযায়ী প্রতিষ্ঠানের কর্মী ও কাজের মধ্যে সমতা আনা হয়।
প্রশ্ন-১৩. কর্তৃত্বের নীতিটি কীভাবে সমন্বয়ে সহায়তা করে? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: সংগঠনের কাঠামো অনুযায়ী পদমর্যাদার ভিত্তিতে কর্তৃত্ব দেওয়াকে কর্তৃত্বের নীতি বলা যায়। এ নীতির মূল বিষয় হলো কর্মীদের দায়িত্বের সাথে প্রয়োজনীয় মাত্রায় কর্তৃত্ব দিতে হবে। এক্ষেত্রে অধীনস্থরা কাজে অবহেলার সুযোগ পায় না। নির্বাহীরাও তাদের কাজ যথাযথভাবে পালনে উৎসাহী হন। এভাবেই কর্তৃত্বের নীতি সমন্বয়ে সহায়তা করে।
প্রশ্ন-১৪. বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে সমন্বয়কারী প্রয়োজন কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: যিনি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও কর্মীদের কাজের সমন্বয় করেন; তাকে সমন্বয়কারী বলা হয়।
বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানের নির্বাহীদের অধিকাংশ সময় কাজের চাপ থাকে। তাই সবসময় তারা সব বিভাগের সাথে যোগাযোগ রক্ষা করতে পারেন না। এ অবস্থায় কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে দায়িত্ব দেওয়া হলে তার পক্ষে সুষ্ঠু সমন্বয়সাধন করা সম্ভব হয়। এছাড়া বিশেষভাবে পারদর্শী কাউকে উক্ত কাজের দায়িত্ব দেওয়া হলে, সে তার নিজস্ব কৌশল ব্যবহার করে প্রতিষ্ঠানে কার্যকর সমন্বয় নিশ্চিত করতে পারেন। ফলে প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন বাড়ে।
প্রশ্ন-১৫. নির্দেশের ঐক্য প্রতিষ্ঠায় সমন্বয়ের গুরুত্ব ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের (ক্রয়, উৎপাদন, বিক্রয়, বিপণন) কাজের মধ্যে যোগসূত্র সৃষ্টি করার প্রক্রিয়াকে সমন্বয়সাধন বলে।
নির্দেশের ঐক্য প্রতিষ্ঠায় সমন্বয় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। প্রতিষ্ঠানে ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা বিভিন্ন সময়ে অধস্তনদের কাজের নির্দেশ দিয়ে থাকেন। এক্ষেত্রে আগের নির্দেশের সাথে সমন্বয় রেখে পরবর্তী নির্দেশ দিলে তা পালন করা কর্মীদের জন্য সহজ হয়। এতে কর্মীদের কাজের শৃঙ্খলা বজায় থাকে। ফলে লক্ষ্য অর্জন সহজ হয়।
প্রশ্ন-১৬. সুষ্ঠু সমন্বয় দক্ষ ব্যবস্থাপনার ওপর কীভাবে নির্ভর করে? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: দক্ষ ব্যবস্থাপনা ছাড়া সুষ্ঠু সমন্বয় সম্ভব নয়। প্রতিষ্ঠানের সব স্তরে দক্ষতার সাথে কাজ করা গেলে সমন্বয়সাধনে কোনো সমস্যার তৈরি হয় না। ফলে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও কর্মীদের কাজের সুষ্ঠু সমন্বয়ের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জন করা সহজ হয়। তাই বলা যায়, সুষ্ঠু সমন্বয় দক্ষ ব্যবস্থাপনার ওপর নির্ভর করে।
প্রশ্ন-১৭. সুষ্ঠু সমন্বয়সাধনে ব্যক্তিগত যোগাযোগ প্রয়োজন কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: ব্যক্তিগত যোগাযোগ প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কর্মী ও বিভাগের মধ্যে মতবিরোধ ও ভুল বোঝাবুঝি নিরসনে দ্রুত কাজ করে। অধীনস্থদের সাথে সরাসরি আলাপ-আলোচনা ও মতবিনিময়ের মাধ্যমে নির্বাহীগণ কর্মীদের সুখ-দুঃখ, আশা-আকাঙ্ক্ষা, সুবিধা-অসুবিধা সম্বন্ধে সচেতন হয়ে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিতে পারেন। এতে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জন অনেক সহজ হয়।
প্রশ্ন-১৮. কার্যকর সমন্বয়ের ক্ষেত্রে উদ্দেশ্যের ঐক্য স্থাপন করা জরুরি কেন? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: উদ্দেশ্যের ঐক্য নীতি হলো প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্য বা উদ্দেশ্যের আলোকে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য নির্দিষ্ট করা।
এ নীতিতে মূল লক্ষ্যের আলোকে উপবিভাগীয় পর্যায়ে উদ্দেশ্য নির্ধারিত হয়। এরপর সমান্তরাল বিভাগ ও উপবিভাগের উদ্দেশ্য একে অপরের সাথে সমন্বিত হয়। এভাবে বিভাগ এবং প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্য অর্জনে সমন্বিত চেষ্টা তৈরি হয়। তাই কার্যকর সমন্বয়ে উদ্দেশ্যের ঐক্য স্থাপন জরুরি।
আরও দেখুন: ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র ৬ষ্ঠ অধ্যায় প্রশ্নোত্তর
আশাকরি আমাদের আজকের আর্টিকেল টি ভালো লেগেছে। কোথাও বুঝতে সমস্যা হলে বা আরও কিছু জানার থাকলে কমেন্টে আমাদের জানাতে পারেন। ভালো থাকবেন সবাই, ধন্যবাদ।
